Waarom MT-leden er soms niet bij zijn

Stel je een vergadertafel voor. Daaraan zitten de leden van het MT (MO, DT). Waar zijn zij met hun gedachten? Het lijkt erop dat zij de stukken niet hebben gelezen en niet de aard en het strategische belang van de agendapunten doorgronden. Hebben ze in de drukte van de dag de stukken met een snelle blik nog even gelezen? Zijn ze vooral bezig met de consequenties voor hun eigen afdeling in plaats van het belang van de organisatie?

Er zijn genoeg redenen om je bezig te houden met strategische vraagstukken van de organisatie. Neem als voorbeeld het sociaal domein. Dat is een relevant actueel thema voor een ieder, zoals hoofd Ruimte of baas Bedrijfsvoering. Niettemin is een MT’er er soms met zijn of haar hoofd niet bij als hierover vergaderd wordt. Blijkbaar ligt het niet zo logisch en rationeel.

Hoe komt dat nou?

Een belangrijke verklaring ligt volgens mij in het mentaal model. Dat zijn diepgewortelde beelden, opvattingen zienswijzen die van invloed zijn op hoe je dingen ziet en erop reageert.

Hieronder heb ik vier mentale modellen nader uitgewerkt:

  • In het activiteitsgerichte mentale model zijn medewerkers en hun leidinggevenden in hun doen en denken veelal vakinhoudelijk gedreven en uitvoerend gericht. Hun functie of rol staat centraal. Vaak reactief, ad hoc op diverse impulsen, intern gericht. Ze zijn druk, het werk stapelt zich op.
  • Hun werk is voor collegae en leidinggevende van een team of afdeling moeilijk grijpbaar en stuurbaar. Bij wijze van ‘damage control’ wordt het proceduregerichte mentale model dominant. Procesbeschrijvingen, procedures en regels worden ingezet. Doel is om het werk van het team of de afdeling te stroomlijnen op inzet, werkwijze en kwaliteit en fouten te voorkomen.
  • Een belangrijke omkering vindt plaats als men schakelt naar het resultaatgerichte mentaal model. Het te behalen resultaat van de organisatie staat dan centraal. Van daaruit wordt bepaald wat het proces voor betrokken teams moet zijn en welke activiteiten van individuele functies nodig zijn om tot het beoogde resultaat van de organisatie te komen.

De eerste twee mentale modellen denken en werken ‘van binnen naar buiten’. De activiteiten en processen staan centraal en de uitkomsten daarvan zijn slechts een resultante.  Het resultaatgerichte en nog niet genoemde effectgerichte model is gericht op resultaat en effect. Leiding en medewerkers denken en werken “van buiten naar binnen”. In die fasen worden functies, processen of structuren makkelijker aangepast aan wat nodig is.

Terug naar de vraag aan het begin:

Waarom zijn MT-leden soms niet met hun aandacht bij de vergadering? Het antwoord op die vraag ligt in hun mentale gerichtheid. Zwart-wit gezegd is een MT-vergadering in het activiteits- en proceduregerichte mentale model een gewoonte, procedure of verplichting. In het resultaat- en effectgerichte mentale model biedt een MT-bijeenkomst daarentegen de gelegenheid om de koers van de organisatie af te stemmen. De uitkomsten daarvan zijn dan kaderstellend voor de eigen afdeling.

Het kan verwarrend zijn dat visie, beleid en programmaplannen vaak in politiek-correcte resultaat- en effectgerichte taal worden beschreven én aan de vergadertafel ook zo worden besproken. Dat is dus niet de taal van MT’ers die in het activiteitsgerichte en proceduregerichte model zitten.

Dit gat tussen taal en werkelijkheid is geen onwil maar onmacht. Hoe je aan politiek-correcte maar ook resultaat- en effectgerichte goede voornemens praktisch gestalte moet geven, is geen eenvoudige opgave. Dat is een kunst. Deze kunst kun je leren in de training ‘Van goede voornemens naar tastbaar resultaat’ op 16 mei as.

Meld je hier aan voor de training

1 gedachte over “Waarom MT-leden er soms niet bij zijn

Een reactie plaatsen