Cultuur veranderen via de inhoud. Ik laat je zien hoe!

In deze blog vertel ik je hoe je het denken en doen van medewerkers en leidinggevenden kunt beïnvloeden, zonder een officieel cultuurtraject te doen. Ik borduur voort op mijn verhaal over de vakinhoudelijk, betrokken, doenerige en ieder-voor-zich P1 cultuur.  Ik heb je laten zien, dat die niet tegemoet komt aan de vereisten voor een KCC zoals transparantie en betrouwbaarheid van processen van gedrag. Dat P1 wel veel goeds in zich heeft maar dat we daar bovenop P3 cultuur nodig hebben (resultaat- en procesverantwoordelijkheid, onderlinge afstemming en samenwerking). (zie vorige blog

De kanteling van P1 naar P3 kan, door de balans tussen de 3 factoren van het Driehoeksmodel te veranderen. Dat doe ik door de factor HET meer gewicht te geven, tot focuspunt te maken.

Als projectleider bereid ik een nieuw KCC voor. Vanaf januari 2018 gaan medewerkers KCC meer direct vragen beantwoorden danwel de beantwoording meteen in een proces zetten. Daarvoor hebben zij  dan wel juiste informatie nodig over inhoud, over criteria voor beoordeling en besluitvorming, over processen, benodigde documenten, etc. Veel van deze informatie zit “tussen de oren” en in de persoonlijke mapjes en schriftjes van de medewerkers. Voor adequate dienstverlening is expliciteren, delen en in zaaksysteem vastleggen van deze kennis en informatie noodzakelijk. En dát punt is nu de HET factor die momenteel in het project centraal staat.

Medewerkers komen in kleine groepjes bijeen om te bepalen welke informatie en kennis aan de voorkant van het KCC nodig is. Het klantperspectief is leidend: wat helpt om de vraag of direct te beantwoorden (ambitie 80%) of in de route te zetten. Dat pellen we per product af. Collega´s die LEAN GreenBelt zijn opgeleid begeleiden deze groepjes. Hier mee organiseren we op de factor WIJ een nieuwe dynamiek. Er is een gezamenlijk en concreet doel: informatie delen. Men begrijpt – of moet erkennen – dat dit dienstbaar is aan de verbetering van de dienstverlening en verlichting brengt in de werkdruk van de vakspecialisten. En in het inhoudelijke gesprek over delen van kennis en informatie doorbreekt men de oude ongeschreven regel dat ieder het voor zich wel uitzoekt. We creëren nu op WIJ een gezamenlijke koers. En we creëren op WIJ een nieuwe regel of cultuurcode: we doen als deel van de organisatie iets samen, niet alleen.

Dit vraagt op IK van mensen individueel om hun interne focus te verleggen van P1 naar P3. Om te erkennen dat het houvast op vakinhoud en autonomie wel lekker voelt, maar anno 2017 niet meer voldoende is. Dat de gemeentelijke organisatie op P3 niveau moet leveren om geloofwaardig te kunnen zijn. En dat zij daarin mee moeten en dat in zichzelf op IK moeten opnemen.

Dat vinden mensen soms lastig. En dan maken collega´s het soms persoonlijk. In jargon: dan gaan ze van inhoudsniveau naar betrekkingsniveau. Dat is gangbaar in P1 en vanuit P1 begrijpelijk. Vanuit P3 breng ik het gesprek terug naar inhoudsniveau. Anders gezegd: verleg ik de focus van IK en WIJ naar HET. Niet omdat P1 fout is, maar omdat P1 niet effectief is en P3 wel. Ik heb er voor gezorgd dat dat klip en klaar is. En zo verleg ik de balans tussen de factoren van het Driehoeksmodel.

2 gedachten over “Cultuur veranderen via de inhoud. Ik laat je zien hoe!

  1. Hoi Vincent,

    Ik begrijp en ondersteun wat jij in je blog aangeeft. En blijkbaar gebeurd dit bij veel overheden en weet men ook al jarenlang dat het anders moet maar wordt deze zet in de praktijk niet gemaakt.
    Ik ben erg benieuwd hoe we de komende maanden dit proces ingaan en doorlopen. Veel succes daarmee!
    Ik zal in mijn team ook stimuleren dat we onze focus op P3 gaan richten.

    groet,
    Eric

Een reactie plaatsen